PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
A. Pengertian Prosedur, Pengelolaan , surat masuk dan keluar
1 Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedur
urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan
yang harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam
tiap bagian perusahaan.
2. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal
yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .
3. Surat masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi
lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),
maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).
4. Surat keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi lain
perorangan.
Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar
adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan
berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan
mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi
tersebut.
B. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai berikut:
1. Wakil dari pengiriman / penulisan.
2. Bahan Pembuktian.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam
kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk
melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
C. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR
1. Prosedur Pengelolan surat masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan
atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat
untuk pengolahan lebih lanjut
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan
jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah
berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut
BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan
agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor
agenda suratmasuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit
pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk
kantor tersebut.
2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik
hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh
kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala
unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep
surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah
melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.
Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh
instansi(surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi
harusmemperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja
dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan
suratmasuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai
berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain
ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat
dibedakanmenjadi :
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim
kepada pejabat instansi atau kepada organisasi, contoh surat
permohonandan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi
harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.
2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat
kepada teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan
suasana yang akrab serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh
instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan
diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya,
surat rahasia harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul
dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS. Sehubungan dengan
adanya perbedaan tersebut, maka dalampenanganan surat-surat masuk harus
dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menyortir atau memisahkan
b. Membuka surat
c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
d. Membaca dan memberi catatan
e. Menyampaikan surat kepada pimpinan
f. Membagikan surat.
2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan tidak langsung.
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat.
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribudikan surat.
D. MENGARSIP SURAT (Filling)
Filing menurut Basir Barthos ( 2005 : 43 ) adalah
proses pengaturan dan penyimpanan bahan –bahan secara sistematis,
sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan
kembali setiap kali diperlukan. Ada lima sistem diantaranya :
a. Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang
didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan
disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut
diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem Pokok Soal ( Subyek )
Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat ( pokok soal isi surat ).
c. Sistem Tanggal (Kronologis )
Sistem tanggal ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
d. Sistem Nomor ( numeric filling )
Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan disimpan di beri Nomor kode dengan angka – angka.
e. Sistem Wilayah
Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah adalah penimpanan yang dikelompokan atas wilayah – wilayah tertentu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar